채권채무조회서(채권채무확인의뢰서) 작성 및 회신 방법

대부분(일정규모 이상의)의 회사들은 보통 1월에 회계법인으로부터 외부감사(회계감사)를 받는다. 외부감사는 우리 회사의 1년 동안의 회계처리가 제대로 되었는지 회계사로부터 검증을 받는 것을 말한다. 외부감사의 과정 중에 여러 가지가 있는데 거래처와의 채권, 채무 금액이 실제와 장부가 맞는지 확인하는 절차가 있다. 각 회사의 회계 또는 영업 담당자들은 채권채무조회서 요즘 많이 받아볼 텐데 어떻게 작성하고 회신하는지 알아보겠다.

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 1. 거래처 샘플링 및 채권채무조회서 발송

회계사는 수많은 거래처 중에 몇몇 거래처를 샘플링하여 해당 업체에 위 사진과 같은 채권 또는 채무 금액이 적힌 조회서를 보낸다.

 

2. 채권채무조회서 금액 확인

채권채무조회서(채권채무확인의뢰서)를 받은 업체는 자신의 장부와 비교해야 한다. 조회서에 외상매출금, 받을어음 같이 매출채권 금액이 적혀 있으면 받는 회사 입장에서는 채무가 되기 때문에 매입채무 금액과 일치하는지 확인해야 한다.

 

금액이 일치하면 따로 내용을 적을 필요 없이 회사의 명판과 인감을 찍어서 회신하면 된다. 회사 명판은 위와 같이 사업자번호, 회사명, 대표명, 주소, 업태 등이 적힌 도장을 말한다. 그리고 도장은 꼭 법인인감일 필요는 없고 사용인감을 찍어도 된다.

※ 채권채무조회 금액 불일치할 경우 : 원칙적으로는 조회서에 적힌 금액과 우리가 기록하고 있는 금액이 다를 경우에는 우리 기준의 금액을 표기하여 회계사에게 회신하여야 하지만,이런 경우 해당 거래처의 담당자에게 전화를 걸어 금액이 다름을 설명하고 원인을 먼저 파악한 후 조회서에 어떻게 회신하여 보낼지 서로 상의하는 게 좋다.

 

3. 채권채무조회서 회신 발송

채권채무조회서는 3장 1세트(귀사보관용, 회신용, 감사인보관용), 또는 2장 1세트(귀사보관용, 회신용)로 되어 있다. 1장은 채권채무조회서를 확인해주는 업체가 가지고 있고 나머지 1장이나 2장은 다시 회신 발송하면 된다.

그리고 보통 채권채무조회서에는 회신용 봉투가 같이 들어있다. 그 봉투는 보통 이미 우편요금이 계산되어 있거나 회신받는 사람이 후불로 계산을 하기 때문에 우편을 보낼 때 따로 요금은 들지 않는다.

요즘에는 보통 이렇게 우편으로 조회서를 주고받기 보다는 이메일로 많이 하는 편이다. 실무자 입장에서는 주는 것도 받는 것도 이메일이 훨씬 편하다.

 

그리고 채권채무조회서를 받았으면 그냥 귀찮아서 회신 안 하고 방치하는 경우가 있는데 아마 조회서를 회신받을 때까지 계속 전화가 올 것이다. (감사 때 샘플링된 업체를 바꿀 수가 없고 조회서가 회신이 안되면 감사가 제대로 진행이 되지 않아 아마 끝까지 받아낼 것이다.) 그러니 빨리 회신하는 편이 좋다.